Na področju organizacije dogodkov se srečujemo z dvema segmentoma ciljne publike. Prvi, večji in največkrat dolgoročno nastavljeni dogodki so kongresi, namenjeni strokovni javnosti, drugi segment pa so korporativni dogodki, ki so namenjeni predstavitvam, izobraževanjem in promocijam podjetij.
Za korporativne dogodke je značilno, da se le redko načrtujejo za več kot pol leta vnaprej. Seveda so tudi izjeme, ko podjetja pričakujejo nek produkt in imajo tudi predviden termin njegove predstavitve javnostim. Ali pa gre za konference, ki imajo kontinuiteto in se dogajajo v istih terminih že nekaj let zapored.
Največkrat pa podjetja dogodke planirajo za dva, tri mesece vnaprej. Zato imajo težave z rezervacijami dvoran, prostorov, namestitev, saj pogosto potrebujejo kar nekaj časa, da pridejo do pravega prostora. Če ob tem načrtujejo večje število udeležencev in imajo posebne zahteve pri dvoranah, nočitvah in morda celo aktivnostih za udeležence (»team buildingi«, športne aktivnosti …), se število primernih kapacitet nenadoma zmanjša, nekatere so že rezervirane in podjetje je prisiljeno spreminjati termine dogodkov ali prestavljati dogodke na lokacije, ki jih prvotno niso vključili v ožji izbor. Največkrat prav lokacija vpliva na celoten preostali del dogodka (velikost prostorov, kulinarika, možnosti nočitev, parkiranje za udeležence, športne aktivnosti ob mestu dogodka itd.).
Pogosto se zgodi, da na lokacijo vpliva tudi vsebina dogodka. Takrat je še toliko težje poiskati lokacijo za želeni termin, saj mora podjetje, ki dogodek organizira, pretehtati, kaj so prednosti in kaj slabosti lokacije. Zato v agenciji, kjer dobro poznamo dobršen del lokacij, dvoran in ostalih kapacitet na trgu, lažje svetujemo in se dogovarjamo s konferenčnimi ponudniki, ki imajo primeren prostor za planirani dogodek. Največkrat je za rezervacijo lokacije potreben ogled, saj podjetja, ki organizirajo dogodke zase, vseh lokacij ne poznajo. Fotografije na internetu pa tudi niso tisto, kar prepriča. To pomeni, da se mora nekaj ljudi iz podjetja (ponavadi to ni le ena oseba) podati na več lokacij in si jih ogledati ter nato pretehtati, če jim ustrezajo. To zahteva kar nekaj ur, ki bi jih v podjetju lahko pametneje porabili za delo. Tudi ponudniki kapacitet nenehno spreminjajo svojo ponudbo (večajo centre, izboljšujejo ponudbo ipd.) in te spremembe agencija ves čas spremlja. Vsak trenutek lahko ponudimo atraktivnejše lokacije in prostore, ki so za podjetje, ki dogodek organizira, primernejše.
Če imamo pri rezervacijah lokacij več časa, imamo večje možnosti izbire. S tem bo podjetje – organizator dogodka dobil tisto, kar zares želi. Podjetja tudi poznajo svoje udeležence in vabljene goste, ki bodo zaradi njim primerne lokacije toliko bolj zadovoljni z dogodkom.
Na uspešno izpeljan korporativni dogodek pa ne vpliva samo lokacija, ampak še veliko drugih dejavnikov, o katerih bomo še pisali. Prav zato je načrtovanje tako zelo pomembno!